Счета клиентам

Это раздел в личном кабинете Кассы, где можно:
  • создать счёт и отправить его в электронном письме или в смс,
  • создать ссылку на счёт, чтобы потом кинуть её клиенту в любой чат (ВКонтакте, Telegram, Viber, Messenger от Facebook и другие),
  • посмотреть статус платежа по счёту, отменить счёт, составить список товаров и покупателей.

Если в вашем личном кабинете нет раздела Счета клиентам, можно создать дополнительный магазин специально для счетов — по запросу, через менеджера.

Как выставить счёт

  1. В личном кабинете откройте вкладку Счета клиентам и нажмите Создать счёт.
  2. Откроется форма для создания счёта. Укажите, какой нужен счёт: в письме, в смс или по ссылке.
    Как выглядит форма
  3. Укажите данные покупателя:

    ФИО — по желанию,

    электронную почту — если отправляете счёт в письме,

    телефон — если отправляете счёт в смс.

  4. Укажите названия, цену и количество товаров.
  5. Если нужно, задайте срок действия счёта: когда указанный день пройдёт, в счёте перестанет работать кнопка оплаты. Ещё можно добавить комментарий — ваше сообщение покупателю.
  6. Если вы создавали счёт в письме или в смс, нажмите Отправить счёт — он сразу уйдет вашему клиенту.

    Если вы создавали ссылку, нажмите Создать счёт, затем скопируйте готовую ссылку и отправьте её клиенту в чат.

  7. Все созданные счета сохраняются в разделе Счета клиентам (вкладка «История»). Там можно посмотреть номер счёта и его статус, отменить или повторить счёт.

Что потом:

Если клиент получил счёт по электронной почте, он прямо в письме проверит заказ, нажмёт Заплатить и погасит счёт удобным способом. Вам придёт уведомление об оплате.

Как выглядит письмо-счёт

Если клиент получил счёт в смс или чате, он откроет ссылку из сообщения и попадёт на страницу со списком покупок. Затем всё проверит, нажмёт Перейти к оплате и погасит счёт удобным способом. Вам придёт уведомление об оплате.

Как выглядит счёт по ссылке

Счёт на товар со скидкой

Если вы продаёте что-то по сниженной цене – отобразите это в счёте. Покупатель сразу увидит, сколько он экономит.

Как выставить счёт со скидкой

  1. Нажмите Создать счёт.
  2. Зайдите в настройки счетов — по шестерёнке справа.

  3. Поставьте галочку рядом с пунктом Скидка на товар.

  4. Появятся кнопки выбора формата скидки (валюта или проценты) и поле, чтобы указать размер скидки.
  5. Выберите товар, укажите цену без скидки и размер скидки. Итоговая цена рассчитается автоматически.

    Скидку нужно прописывать для каждого товара в отдельности. Если на какие-то товары цена остаётся без изменений, оставьте поле Размер скидки пустым.

Пример счёта, который получит покупатель:

Пример отображения скидок в Истории счетов:

Параметры для 54-ФЗ

У тех, кто включил решение Яндекс.Кассы для 54-ФЗ и отправляет данные для чеков в свою онлайн-кассу, при создании счёта появляются дополнительные поля.

Покупатели их не увидят — это только для формирования чека, чтобы соблюдать закон.

НДС — просто укажите вашу ставку.

Предмет расчёта — это категория товаров и услуг, которые вы продаёте («признак предмета расчёта» из закона). Можно не указывать, но по закону требуется с 1 января 2019 года.

Можно выбрать значения:

  • Товар
  • Подакцизный товар
  • Работа
  • Услуга
  • Ставка в игре
  • Выигрыш в игре
  • Лотерейный билет
  • Выигрыш в лотерею
  • Результаты интеллектуальной деятельности
  • Платёж
  • Агентское вознаграждение
  • Имущественные права
  • Внереализационный доход
  • Страховой сбор
  • Торговый сбор
  • Курортный сбор
  • Несколько вариантов
  • Другое

Посмотреть описание в приказе ФНС

Способ расчёта — категория способа, которым вы получаете деньги. В законе это признак способа расчёта. Можно не указывать, но по закону требуется с 1 января 2019 года.

Можно выбрать значения:

  • Предоплата
  • Частичная предоплата
  • Аванс
  • Полный расчёт
  • Частичный расчёт и кредит
  • Кредит
  • Выплата по кредиту

Посмотреть описание в приказе ФНС

Как не заполнять поля каждый раз

Если вы продаёте одно и то же, можете установить для Предмета расчёта и Способа расчёта постоянные значения — они будут действовать для всех счетов.

1. Нажмите Создать счёт.

2. Зайдите в настройки счетов — по шестерёнке справа.

3. Выберите значения, которые вам подходят. Они появятся в этом счёте и будут выбраны при создании всех следующих счетов.

4. Чтобы скрыть поля из формы, поставьте галочку Не показывать при создании счёта (она появляется, когда поля уже заполнены). Тогда вы их больше не увидите. Поменять значения или вернуть поля в форму можно будет тут же, в настройках.

Если будете перевыставлять такой счёт, все значения, которые вы указали в настройках этого счёта, сохранятся, но вы сможете их поменять.

Как создать счёт с любым номером

По умолчанию при создании нового счёта номер для него генерируется автоматически. Если нужно, вы можете присвоить счёту любой номер — например, номер заказа в вашей системе.

  1. Нажмите Создать счёт.
  2. Зайдите в настройки счетов.
  3. Поставьте галочку рядом с пунктом Свой номер счёта.

Готово, в форме создания счёта появилось новое поле — для ввода номера. Этот номер будет виден покупателю, когда он получит счёт.

Как узнать статус счёта

Откройте вкладку Счета клиентам: снизу будет список выставленных счетов. У каждого счёта статус указан слева от суммы.

Кроме того, все оплаченные счета появляются в списке платежей: введите номер счёта в поле Транзакция, заказ, покупатель и нажмите Найти. Если счёт оплачен — этот платёж будет в списке.

Как найти нужный счёт

В Истории счетов есть поле для поиска. Введите в него какую-нибудь информацию о счёте: номер счёта, часть номера телефона или почты, имя покупателя или название товара. Затем нажмите Найти — сервис покажет все счета с такими данными.

Как отменить счёт

Пока счёт в статусе Отправлен, вы можете в любой момент его отменить.

Для этого:

  1. Откройте вкладку Счета клиентам.
  2. В списке счетов найдите нужный.
  3. В его строке нажмите перечеркнутый кружок (справа от суммы).
  4. Подтвердите отмену.

Теперь при переходе по ссылке покупатель вместо счёта увидит сообщение, что заплатить не получится.

Как повторить счёт

Если вам нужно создать счёт, который не отличается от уже выставленного (или отличается совсем немного), вы можете его повторить. Для этого есть кнопка Перевыставление счёта — две стрелочки справа от суммы.

  1. Зайдите в список счетов.
  2. Найдите счёт, который хотите повторить, и наведите на него курсор — появится значок с двумя стрелками. Нажмите на него.
  3. Откроется форма для создания нового счёта, в ней уже будут заполнены все данные.
  4. Отредактируйте их, если нужно.

Готово. Счёт можно отправлять как обычно.

Как добавить товар

В личном кабинете можно вести списки товаров: пригодится, чтобы быстро предзаполнять счета.

Чтобы добавить товар:

  1. Зайдите в раздел Счета, откройте вкладку Товары и нажмите Добавить товар.
  2. Откроется форма добавления товара. Заполните поля: название, цену и описание (необязательно) и нажмите Добавить.

  3. Готово. Этот товар можно выбрать из списка, когда будете создавать новый счёт. Вот так:

Как добавить товары списком

Вы можете добавить товары списком в файле XLS или XLSX (Excel или другой редактор таблиц).

  1. Зайдите в Операции — Счета клиентам, откройте вкладку Товары и нажмите Добавить списком.

  2. Откроется блок Добавить товары списком. Нажмите Выбрать файл, выберите нужный файл на своём компьютере и нажмите Добавить. Проще всего скачать готовый шаблон и добавить товары в нём.

    Важно

    • В одном файле можно добавить максимум 500 товаров за раз (это 500 строк в таблице Excel).
    • Размер файла — до 500 КБ.
    • У всех товаров в файле должны быть название и цена (цифрами).
    • В таблице не должно быть лишних столбцов и картинок.
  3. Когда файл загрузится, ваши товары появятся в списке на странице. Если до этого в списке уже были какие-то товары, новые добавятся к ним. В магазине может быть максимум 100 000 товаров.

  4. Если нужно, вы можете удалить все товары в этом списке одной кнопкой. Для этого нажмите Удалить все товары. Появится окно — подтвердите или отмените удаление.

Как скачать товары списком

Чтобы скачать список товаров из личного кабинета в файл XLSX, перейдите в Операции — Счета клиентам, откройте вкладку Товары и нажмите Скачать списком.

Важно В один файл можно сохранить максимум 500 товаров. Если в вашем списке их больше, скачается несколько файлов. Например, если в списке 1500 товаров — скачается три файла по 500.

Как добавить покупателя

В личном кабинете можно вести список покупателей: пригодится, чтобы предзаполнять счета и держать под рукой контакты клиентов.

Чтобы добавить покупателя:

  1. Зайдите в раздел Счета, откройте вкладку Покупатели и нажмите Добавить покупателя.
  2. Откроется форма добавления покупателя. Заполните поля (ФИО, адрес, почта, телефон) и нажмите Добавить.

  3. Готово: покупателя можно выбрать из списка, когда будете создавать новый счёт. Вот так: